Upphandlare, IT-chef och dataskydd
Att köpa av Openers - vägen genom LOU
Openers upphandlas enligt lagen om offentlig upphandling. Här är avropsvägarna, var demo och skriftlig RFI hör hemma, och hur ni gör datakontroll utvärderingsbar. Börja med en avgränsad pilot när det ryms i värdeberäkningen.
Vägen till avtal
Vägen beror på ert utgångsläge
För ett brett införande annonserar ni en egen upphandling. Över tröskelvärdena gäller de direktivstyrda förfarandena, under dem de nationella reglerna i LOU. Kraven hämtas ur er behovsanalys.
En avgränsad pilot kan upphandlas direkt om det beräknade värdet - enligt LOU:s regler för värdeberäkning - ryms under direktupphandlingsgränsen. Pilotens erfarenheter blir underlag för en bredare upphandling. Vi ger inte juridisk rådgivning i stället för er upphandlingsjurist.
Openers är inte anslutet till ett nationellt DIS eller Kammarkollegiets licensavtal i dag. Tills det ändras är vägen eget förfarande eller en avgränsad direktupphandlad första våg. Vi säger till när en avtalsväg faktiskt finns.
Processen
Steg i er ordning
Demo och första uppdraget sitter i mitten. Hela avtalet kommer efter att ni har underlag.
Steg 1: Behovsanalys och RFI
Kartlägg behov och marknad. Skriftliga frågor ger diarieförbart underlag till förstudien.
Steg 2: Demo
Se de erbjudanden som träffar er kravbild. Inte en generell produkttur, inte ett köpbeslut.
Steg 3: Förstudie eller pilot
Prova i verklig verksamhet. En avgränsad pilot ger verifierade krav i stället för antaganden.
Steg 4: Annonsering eller avrop
Kraven ur förstudien blir förfrågningsunderlag i det förfarande ni valt.
Steg 5: Utvärdering och avtal
Anbuden prövas mot ställda krav. Därefter införande med kunskapsöverföring och dokumenterad exit.
Demo
Det här får ni med er från en demo
En demo är en del av marknadsanalysen. Den är inte ett köpbeslut.
En gemensam bild av behov, mål och krav
De Openers-erbjudanden som är relevanta för er - inte en generisk produkttur
Skriftliga svar på skriftliga frågor, som kan diarieföras
Förslag på nästa steg: förstudie, avgränsad pilot eller fördjupning
Före köp
Dialog på lika villkor
Ställ frågorna skriftligt. Ni får svar ni kan använda i förstudie och förfrågningsunderlag. Likabehandling och transparens gäller.
LOU hindrar inte leverantörsdialog före annonsering när den sker öppet och på lika villkor. Demon är marknadsanalys, inte tilldelning.
Utvärdering
Gör behovet mätbart
Ställ samma sak till varje leverantör. Formuleringen handlar om ert behov, inte om ett produktnamn.
| Krav att ställa | Så blir kravet utvärderingsbart |
|---|---|
| Begär angiven driftort, driftmodell och tillämplig lagstiftning per informationsklass. | Svensk eller EU-drift. Ingen rutinmässig tredjelandsöverföring. Modellen ska kunna väljas per klass. |
| Kräv stöd för SDK enligt DIGG:s ramverk där det är relevant, och be om hur kedjan är byggd. | Meddelandeklient i arbetsytan plus godkänd meddelandetjänst och accesspunkt. Nextcloud är kärnan - inte DIGG-godkännandet. |
| Ange vilka e-legitimationer och tillitsnivåer som ska stödjas. | BankID, Freja eID eller SITHS mot er IdP. Inte ett utländskt molnkonto som enda väg in. |
| Begär redovisning av källkodstillgång och vad som gäller vid avtalets slut. | Öppen källkod i kärnan, dokumenterad export och en exit ni kan öva. |
Utöver verktyget
Åtaganden ni kan skriva in i avtalet
Vi stannar tills första vågen används. Omfattningen avtalas och kan följas upp.
Exportformat och tidsplan står i avtalet. Ni ska kunna lämna utan att köpa er ur ett format.
Material och kunskapsöverföring ingår i första uppdraget så att ni inte blir beroende av oss för att fortsätta.
Referenser
Referenser byggs i första uppdragen
Vi lånar inga andras kundlistor. Ett godkänt första uppdrag kan, efter ert skriftliga ja, lämnas som prövbar referens i ett senare anbud. Tills dess utvärderar ni oss på leverans i piloten, inte på logotyper på en webbplats.
FAQ
Frågor vi hör före ett första uppdrag
Kan vi ställa krav på öppen källkod utan att riskera överprövning?
Krav ska vara kopplade till behovet och proportionerliga. Formulera verifierbara behov - insyn, vidareutveckling, minskad inlåsning - i stället för ett produktnamn. Låt er upphandlingsjurist granska formuleringen före annonsering.
Vi har redan avropat Microsoft 365. Kan vi ändå börja?
Ja. Ett befintligt avtal hindrar varken behovsanalys, demo eller en avgränsad pilot. Arbetsplatsen kan samexistera under en övergång. Det är inte ett tvärstopp dag ett.
Hur bedömer vi ett anbud som ser onormalt lågt ut när det bygger på öppen källkod?
Begär en förklaring och en kostnadsstruktur per post: drift, support, införande, förvaltning. Jämför inte bara mot en per-användarlicens.
Varför står det inga priser på webbplatsen?
En offentlig prislista skulle kunna utnyttjas av konkurrenter. Pris lämnas i offert och anbud. I anbudsunderlaget redovisas det fullständigt. Det är ni som prövar sekretess om någon begär ut handlingarna.
Kan vi prova innan vi genomför en upphandling?
Ja. En demo är leverantörsdialog. En avgränsad pilot kan direktupphandlas om värdet ryms under gränsen. Det är den väg vi rekommenderar när ni vill ha en första referens tillsammans.
Nästa steg: ett första uppdrag ni kan utvärdera
Demo och skriftlig RFI kostar inget. En pilot, provperiod eller första projekt är hur vi förtjänar en referens ni godkänt.